Illustration
Анна Бондаренко
Консультант напряму SAP CX

Як вибірково показати ієрархію торгової команди в звітах SAP Sales Cloud (С4С)?

У сучасних бізнесах, особливо у великих організаціях, ієрархічна структура торгової команди має критичне значення. Менеджери на різних рівнях відповідають за своїх підлеглих і, для ефективного управління, потрібен доступ до даних про всю структуру команди. Однак, стандартні можливості SAP можуть виявитися недостатніми, якщо у звітах потрібно вивести не всю ієрархію керівників співробітника, а лише деякі рівні вибірково.

Бізнес кейс

Компанія має ієрархічну структуру з 5 рівнями (CEO – Region manager – Channel manager – Supervisor – Sales executive). Для звіту з продажів потрібно групування та вивід даних по кількості продукту в Lead в роботі у наступному вигляді: Region manager \ Channel manager \ Sales executive. Тобто треба пропустити рівні CEO та Supervisor.

Приклад налаштування ієрархії торгової команди з рівнями: CEO – Region manager – Channel manager – Supervisor

Основні проблеми:

• Складність у звітах: Стандартні звіти та datasource SAP не дозволяють вибірково показувати необхідні рівні ієрархії торгової команди. Наприклад, потрібно бачити дані про продажі, або ліди менеджерів середньої ланки (Region Manager, Channel Manager, Employee) але виключити рівні CEO та Supervisor.• Невідповідність стандартних інструментів SAP: Стандартні datasource обмежуються візуалізацією або лише безпосереднього керівника або всієї ієрархії організаційної структури, що не відповідає вимогам бізнесу. У стандартних звітах та datasource SAP, коли потрібно вивести інформацію про відповідальних осіб, зазвичай доступні лише: сама особа (Employee\Sales executive\Lead Owner) та її функціональний менеджер. Це не вирішує задачі виводу потрібної вибіркової структури менеджерів. У такій ситуації дані залишаються неструктурованими і керівники не можуть отримати необхідну картину роботи своїх команд.Зазвичай, для таких звітів консультанти кожного разу створюють окремий об’єднуючий datasource. Це дає можливість виводити саме той додатковий рівень менеджера, якого потребує бізнес. І так відбуається для кожного окремого звіту.Стандартний варіант виводу (приклад, де показано кeрівника та відповідального менеджера й кількість продуктів у їх активних Leads – це все, що можна показати із структури стандартних даних):

Стандартний варіант звіту SAP Sales Cloud, що показує кількість продуктів в розрізі торгових агентів і їх безпосередніх менеджерів

Рішення

Щоб вирішити цю проблему, можна скористатися стандартними засобами SAP, але з деякими вдосконаленнями. Зокрема, можна створити новий datasource, що буде містити декілька рівнів керівників одразу. Це можливо реалізувати за допомогою використання Join Type=Left Outer Join з джерелом "Employee master data".
Для реалізації виконайте наступні дії:
1. Створіть новий datasource з типом Join Type=Left Outer Join.
2. Використовуйте джерело "Employee master data" як базове.
3. Послідовно приєднайте декілька разів додаткові рівні, де менеджер попереднього джерела є Employee наступного джерела.
4. Продовжуйте цей процес до моменту досягнення потрібної кількості рівнів ієрархії.
5. Враховуйте, що Left Outer Join може містити не більше 5 datasource в об’єднанні.

Приклад налаштувань джерела даних, де будуть вказані всі торгові агенти і менеджери над ними до 5го рівня включно

У результаті ви отримаєте окремий datasource, де буде міститися весь список Employee і всі менеджери вищих рівнів для кожного Employee. Ви зможете універсально використовувати це джерело даних для різних задач аналітики, де потрібно виводити різні рівні менеджерів, або декілька варіантів. Це буде особливо зручно, якщо бізнес не визначився одразу, який рівень ієрархії потрібен для звіту і зможе самостійно змінювати та групувати дані за необхідними рівнями організаційної структури, забезпечуючи доступ до даних на будь-якому рівні управління. Це не лише покращує видимість команди, але й спрощує прийняття рішень, забезпечуючи більшу прозорість в управлінні.

Можливості вибіркового виводу у стандартних звітах потрібного рівня ієрархії торгової команди з використанням створеного джерела даних

Висновок

Правильна організація звітів з ієрархічним відображенням торгової команди є ключовим фактором успішного управління великими командами. Використовуючи стандартні засоби SAP з додатковими налаштуваннями, можна значно покращити якість та інформативність звітів, що, у свою чергу, підвищить ефективність роботи менеджерів на всіх рівнях.