Illustration
Василь Онохін
Консультант напряму SAP SD

Процес Order-to-Cash як «серце» модулю SAP Sales and Distribution

Модуль Продажі та Збут (Sales and Distribution) – один із найважливіших у системі SAP ERP, а процес «Від замовлення до оплати» (Order-to-Cash) є його невід’ємною частиною. Якщо компанія придбала SAP і в неї є продажі, то без цього процесу не обійтись. Мета процесу O2C – забезпечення повного циклу продажу та логістики, починаючи від замовлення і до отримання коштів від клієнтів. 

Розглянемо повний ланцюг процесу:

Ланцюг процесу Order to Cash

Процес O2C (Order-to-Cash) в SAP представлений наступним переліком документів:

  • 1

    Запит (Inquiry) – необов’язковий запит клієнта щодо продуктів та послуг, які пропонує компанія. Тобто, клієнт вказує, які саме продукти він хоче придбати. Всі ці позиції фіксуються у документі, але це не означає, що всі вони будуть вироблені та поставлені, оскільки їх фактично може не бути в наявності. Система запитів може допомогти у прогнозуванні попиту: розуміти, що клієнт хотів придбати і коли, а також побачити, чого не вистачало для забезпечення потреб клієнта (у випадку, коли у компанії не було залишків питомого продукту). 

  • 2

    Пропозиція (Quotation) – документ, що містить комерційну пропозицію компанії клієнту із зазначенням продукції, цін та інших деталей. Це вже підтвердження переліку продуктів, котрі компанія може поставити. Цей документ нерідко використовують як основу для продажу певного товару/послуги. З нього можна створити декілька замовлень. І хоча клієнта можна вказати лише одного, пунктів доставки може бути декілька.

  • 3

    Контракт (Contract) – довгострокова угода з клієнтом про обсяги постачання або вартість товарів/послуг. Цей документ також є необов’язковим елементом у ланцюзі процесу О2С. У ньому, як і в квоті чи запиті, може міститися перелік позицій до продажу. Частіше за все, цей документ створюється довгостроково і має посилання на юридичний контракт.

  • 4

    Замовлення (Sales Order) – основний та обов’язковий документ, що підтверджує пропозицію і запускає процес продажу. Замовлення може створюватися на базі контракту, квоти чи запиту, або взагалі бути самостійним документом без прив’язки до попередніх документів. Також, за необхідності, до замовлення можна налаштувати процеси перевірки доступності товару (Availability Check) та перевірки кредитного ліміту (Credit Check). Це – як створити замовлення в кошику інтернет-магазину. 

  • 5

    Поставка (Delivery) – це основний документ, що організовує збір і відвантаження товару. Поставка містить процеси комплектації і пакування (Picking & Packing), а також – усю необхідну інформацію про продукт до відвантаження. Це може бути: дата поставки, обсяг поставки, вантажоотримувач, транспортний засіб тощо. Наступний крок – відпуск матеріалу (Goods Issue). Своєрідне підтвердження того, що товар списується зі складів підприємства і, в залежності від умов Інкотермс, переходить у власність покупця. 

  • 6

    Відвантаження (Shipment) – документ фактичного транспортування товару. Може містити в собі декілька поставок. Документ не є обов’язковим, але може значно спростити процес відвантаження. У ньому зберігається наступна інформація: дані про транспорт, вартість перевезення, дані перевізника. Документ відвантаження краще підходить для формування товарно-транспортної накладної (ТТН) у випадках, коли в одному авто транспортується декілька поставок. 

  • 7

    Рахунок-фактура (Invoice) – фінансовий документ, котрий виставляється на клієнта для сплати товарів чи послуг. Він створюється після Поставки (або Відвантаження), або, якщо це послуга, після створення замовлення. SAP дозволяє копіювати дані з попередніх документів, а отже створення фактури здійснюється з допомогою пари кліків. 

У чому перевага процесу O2C у SAP?

  • icon

    Гнучкий процес налаштування. Як можна побачити на схемі, не всі документи обов’язкові. Тобто, можна без будь-яких пропозицій одразу створити замовлення, пакувати товар та відвантажувати його. Є можливість зробити мінімальний ланцюг для послуг (замовлення-інвойс), де навіть поставка не потрібна. 

  • icon

    Прозорість, контроль і чітка послідовність. У системі завжди можна побачити увесь ланцюг створених документів, перейти до кожного з них і переглянути. Завдяки цьому, аналітика продажів стає легшою, що підтверджується існуючими звітами, або легкою інтеграцією з аналітичними сервісами (наприклад, SAP SAC) чи розробкою власного звіту.  

  • icon

    Легка інтеграція з іншими модулями і процесами. Це може бути планування, виробництво, перевірка якості, фінанси або складський рух товарів... Також інтеграція можлива з окремими модулями (Управління транспортуванням (SAP TM), Розширене управління складом (SAP EWM) та інші). Додатково SAP має перелік інструментів для інтеграції із зовнішніми системами. Під час таких інтеграцій, замовлення можуть приходити з web-додатків, CRM-систем. Також можливо інтегруватися із сервісами SAP BTP і налаштувати ШІ для автоматизації процесу створення замовлень. 

  • icon

    Швидкість створення документів і мінімізація ризиків помилок. Правильно налаштований процес допомагає автоматично створювати документи завдяки копіюванню інформації з основних даних і попередньо створених документів. Це означає, що такі дані як клієнти, матеріали (продукти), організаційні структури (заводи, склади) або ціни підтягуються у замовлення автоматично. А наявні автоматичні перевірки знижують ризик помилок.

  • icon

    SAP Best Practices – стандартизовані, перевірені та налаштовані сценарії бізнес-процесів, які SAP надає у якості рішень «із коробки», заснованих на багаторічному досвіді великих корпорацій. Тобто, процес O2C також можна швидко розгорнути і не налаштовувати з нуля. 

Отже, Order-to-Cash (O2C) – це більше, ніж просто ланцюг дій від замовлення до оплати. Це стратегічно важливий наскрізний процес, що об’єднує продажі, логістику, фінанси та обслуговування клієнтів в єдину ефективну модель.

— Sapiens Tech Блог