Фактично, перед фінансами в будь-якому бізнесі стоїть дві основні задачі - забезпечити управлінською звітністю керівництво компанії в реальному часі та звітністю що відповідає обліковим стандартам фіскальні органи. Майже завжди це різні принципи обліку, що призводить фактично до подвійної роботи з ведення паралельного обліку.
Щоб задовольнити усі можливі законодавчі та управлінські вимоги фінансової звітності функціональність SAP дає ряд можливостей, що звільняє від необхідності дублювати інформацію і дає змогу аналізувати показники в режимі реального часу.
Ведення кількох облікових книг в SAP є логічним і простим інструментом, який дозволяє на основі одного первинного документу відображати операції в кількох паралельних книгах за різними принципами.
Основна книга
Це основна книга обліку, в якій реєструються всі фінансові операції компанії, а також є ключовим елементом фінансової звітності. Як правило, основна книга відповідає місцевим обліковим та податковим стандартам.
Паралельні книги
Це додаткові книги обліку, які дозволяють вести облік за альтернативними або специфічними стандартами одночасно, наприклад, за міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ) або управлінський облік.
Переваги ведення кількох книг:
● Прозорість - доступ до звітності за різними стандартами та валютами в режимі реального часу; ● Гнучкість - відповідають вимогам різних законодавств та стандартів; ● Функціональність - автоматизація облікових процесів зменшує мануальні операції та помилки. ● Режим реального часу – система дозволяє бачити одночасно операцію як в регламентованому, так і в управлінському обліку, не чекаючи закриття періоду.
Ще один інструмент - паралельні валюти, який є незамінною функцією під час формування фінансової звітності одночасно в кількох валютах. Типи паралельних валют:
Валюта документу
Валюта, в якій проводиться конкретна операція, після виконання транзакції дані конвертуються в основну та паралельні валюти відповідно до налаштувань.
Валюта компанії
Валюта, в якій ведеться облік на рівні компанії, зазвичай відповідає валюті країни.
Валюта контролінгу
Валюта, в якій відображаються управлінські дані для аналізу витрат, доходів і рентабельності для різних підрозділів компанії. Це означає, що можна використовувати не тільки різні валюти, а й різні джерела курсу валют.
Валюта групи
Валюта, яка використовується для консолідованої звітності всієї групи компаній.
Жорстка валюта
Валюта, яка застосовується для обліку з метою уникнення впливу інфляції, зазвичай це стабільна іноземна валюта.
Індексаційна валюта
Валюта, в якій ведеться облік з прив’язкою до певного індексу.
Глобальна валюта
Валюта, яка використовується для консолідації - внутрішньої звітності та управлінського обліку.
Валюта об’єкта контролінгу
Валюта, яка прив’язується до конкретного об’єкта контролінгу: до центру витрат, елементу витрат або внутрішнього замовлення, використовується для внутрішнього обліку та аналізу.
Переваги використання паралельних валют:
● Прозорість - підтримка бази даних різних курсів валют, необхідної для конвертації валют; ● Гнучкість - можливість працювати з кількома валютами; ● Функціональність - автоматизація розрахунку та конвертації валют в фінансових операціях, уникнення ризику помилок при ручній конвертації.
Результатом оптимізації фінансових процесів за допомогою усіх інструментів є Консолідовані звіти, які «говорять однією мовою» - мовою бізнесу. Консолідовані звіти забезпечують можливість і основу для прийняття рішень, що сприяють ефективному управлінню бізнесом завдяки прозорості та точності даних. Консолідовані звіти можна створювати в режимі реального часу, завдяки актуальним даним.
Переваги використання консолідованих звітів: ● Прозорість - звіти дозволяють побачити реальну картинку фінансового стану компанії в режимі реального часу; ● Гнучкість - можливість створювати звіти, що відповідають різним вимогам; ● Функціональність - використання однієї програми SAP для всіх підприємств, унеможливлює помилки, пов’язані з повторним введенням або під час конвертації даних в групову валюту Автоматичне згортання внутрішньогрупових операцій.