Illustration

Анна Бондаренко

Консультант напряму SAP CX

Як працює SAP Service Cloud: організація роботи сервісної команди

Коли компанія виростає до певного рівня, то просто відповідати на дзвінки та листи від клієнтів уже недостатньо. Тут потрібна система, яка дозволяє контролювати кожне звернення, швидко реагувати на запити та розуміти, коли вони будуть вирішені. У цьому може допомогти SAP Service Cloud – сучасне рішення для організації якісного сервісу, навіть якщо клієнтів тисячі й вони говорять різними мовами. Воно об'єднує в собі інструменти, які допомагають зробити спілкування з клієнтами ефективнішим, швидшим і, що головне, приємнішим для обох сторін. Залиште в минулому хаос у листуванні, пропущені дзвінки та клієнтів, які чекають відповіді вічність!

1. Основні функції SAP Service Cloud: управління зверненнями, сервісними запитами та обслуговуванням клієнтів

Уявіть собі ситуацію, де ви отримуєте від одного клієнта декілька запитів різними каналами – пошта, гаряча лінія, Instagram direct, чат на сайті. І всі вони з однією проблемою. Знайома ситуація? Без чіткої системи можна запросто заплутатися. А що вже казати про оперативну відповідь? SAP Service Cloud об’єднує всі звернення від клієнтів в одній системі: від першого "Допоможіть!" чи "Як повернути?" до підтвердження "Питання вирішено. Дякуємо!"

  • icon

    Управління зверненнями 

    Кожне звернення, незалежно від того, звідки воно прийшло (з email, телефону, соцмереж чи чату), фіксується як окремий запит. У запиті збирається вся інформація: хто написав, суть питання, історія спілкування, відповідальна особа та інші залучені особи й команди, поточний статус та планові терміни виконання. У вас більше не буде загублених листів чи забутих обіцянок, а клієнт одразу отримає плановий час виконання.

  • icon

    Сервісні запити та бізнес-процеси

    Якщо клієнту потрібна допомога з налаштуванням, ремонтом, поверненням товару, отриманням додаткової інформації чи іншим сервісним обслуговуванням, система допоможе організувати цей процес. Ви зможете відстежувати етапи виконання запиту, координувати роботу різних відділів і тримати клієнта в курсі подій. Наприклад, запит на технічну підтримку автоматично потрапить до сервісного інженера, запит на повернення – на погодження, а замовлення доставки – до відділу логістики. Налаштування маршрутизації не потребує програмування.

Illustration
  • icon

    Керуємо ремонтами

    SAP Service Cloud – це центр управління усіма сервісними процесами. Ведіть облік обладнання та гарантій, плануйте виїзди майстрів і контролюйте ремонти в майстерні та у клієнта. Інтерфейс “Resource scheduler” допоможе розподілити завдання з урахуванням кваліфікації, місцезнаходження та доступності персоналу. Мобільні рішення надають фахівцям на виїзді доступ до всієї необхідної інформації, спрощують звітність та замовлення запчастин на місці. Інтеграція з іншими модулями (наприклад, зі складом або техпідтримкою) покаже, чи є деталі на складі, хто вже працює над проблемою тощо. Все для того, щоб сервіс був швидким, якісним та зручним як для вас, так і для ваших клієнтів.

Illustration
  • icon

    Функціональність щодо виставлення рахунків (Service management tailored for utilities)

    Підтримується робота не лише з фізичними продуктами (наприклад, обладнання), але й послугами (постачання електрики) чи правами на використання (ліцензії на програмне забезпечення), тому рішення підходить для компаній, що надають комунальні послуги. Система дозволяє керувати сервісними замовленнями, виставленням рахунків за надані послуги (ремонт, обслуговування тощо), інтеграцією з обліковими системами і формувати звіти про надані послуги та їх вартість, гарантуючи прозорість розрахунків. 

  • icon

    База знань

    Підтримується інтеграція з базами знань (документація, FAQ), що дозволяє клієнтам самостійно знаходити відповіді через сайт або портал самообслуговування. А якщо клієнт звернеться до служби підтримки, то агент побачить релевантні статті. Це значно економить час та знижує навантаження на команду підтримки.

  • icon

    Управління навичками (Skills Management)

    Щоб звернення клієнтів вирішувалися швидко та якісно, важливо направляти їх до фахівців з відповідними знаннями. Система управління навичками дозволяє визначати компетенції спеціалістів та автоматично знаходити найрелевантнішого для кожного запиту (наприклад, за сертифікацією чи мовою). Також можна виявити, яких навичок не вистачає в команді, щоб спланувати навчання чи процес рекрутингу.

Illustration

2. Інструменти для моніторингу рівня обслуговування: SLA та управління кейсами

Щоб сервіс працював добре, потрібно не просто відповідати клієнтам, важливо відстежувати якість цього сервісу. Ось що можна для цього запропонувати:

  • icon

    SLA (Service Level Agreement)

    SLA – це часові стандарти для реагування та вирішення клієнтських запитів залежно від їхнього пріоритету. Встановіть чіткі терміни (наприклад, 4 години – для критичних звернень) і система автоматично контролюватиме їх дотримання, нагадуючи про наближення дедлайнів чи підвищуючи пріоритет. Звісно, наявність термінів не гарантує виконання у плановий строк, але сповіщення ефективно попереджають про можливі затримки та допомагають їх уникнути.

  • icon

    Управління запитами (Case Management)

    Складні клієнтські звернення, що потребують командної роботи та глибокого аналізу, в SAP Service Cloud можна вести як окремі проєкти. Призначайте основних і додаткових виконавців, слідкуйте за статусом і прогресом виконання. Уся комунікація та виконані дії зберігаються в системі і завжди доступні для аналізу ефективності роботи команди.

  • icon

    Облік часу (Time Recording)

    Система дозволяє агентам фіксувати фактичний робочий час, витрачений на обробку запитів чи виконання сервісних завдань, і погоджувати їх з керівником. Це дає змогу краще планувати ресурси, оцінювати продуктивність команди та контролювати витрати, що особливо актуально для оплати за фактом виконаних робіт. Облік можна вести вручну або автоматизувати, а також пов’язати з ERP і системами виставлення рахунків.

  • icon

    Аналітика та звітність

    Наявність усіх даних в одній системі допомагає в оперативному моніторингу звернень. Можна побачити скільки запитів прийшло, скільки вирішено вчасно, яким каналам комунікації клієнти віддають перевагу, які проблеми трапляються найчастіше тощо. Це – основа для управлінських рішень. Наприклад, виявивши 40% скарг на затримку доставки, ви одразу можете зосередитися на оптимізації логістики.

3. Можливості для спілкування з клієнтами

Сучасний клієнт не хоче чекати на лінії або писати листа. Він хоче написати у Viber, поставити запитання в чаті на сайті або отримати відповідь у месенджері. SAP Service Cloud це враховує.

  • icon

    Інтерфейс сервісного агента (Agent Desktop)

    Agent Desktop – це інтерфейс, у якому зібрано всю необхідну інформацію: запити, дані про клієнта, історію взаємодії, запропоновані дії, шаблони відповідей та доступ до бази знань. І це все – на одному екрані. Також підтримується гнучка інтеграція з іншими рішеннями, зокрема SAP S/4HANA Cloud або зовнішніми вебсервісами. Наприклад, агент може створити сервісне замовлення в S/4HANA Cloud напряму з інтерфейсу. Також можливо підключити зовнішні бази знань, аналітику чи вебдодатки через mashup. Завдяки цим можливостям агент не витрачає час на перемикання між вкладками чи пошук потрібних даних, зосереджуючись виключно на якісному вирішенні проблеми.

  • icon

    Омніканальна підтримка

    Коли звернення може надійти з будь-якого каналу – email, чат, соцмережі, телефон – важливо не загубити його. Система поєднує всі канали в один інтерфейс. Агенту байдуже, звідки прийшло звернення, він бачить єдину чергу, єдину історію взаємодії та працює за єдиними правилами. 

  • icon

    Шаблони відповідей

     Система дозволяє використовувати шаблони для типових відповідей, що містять дані клієнта, номер звернення чи статус. Це дозволяє агентам відповідати швидше, зберігаючи персоналізований підхід та професійний стиль спілкування.

  • icon

    Інтеграція з телефонією (CTI)

    Підтримується інтеграція з телефонією за допомогою CTI (Computer Telephony Integration). Під час вхідного дзвінка система автоматично розпізнає клієнта, відкриває його профіль і показує історію звернень ще до початку розмови. Також автоматично фіксується сама наявність дзвінка, його тривалість та інші деталі.

  • icon

    Мобільний доступ

    Мобільний застосунок дозволяє співробітникам відповідати на запити, навіть якщо вони в дорозі. Це незамінний інструмент для сервісних інженерів та менеджерів по роботі з VIP-клієнтами, які потребують оперативності та гнучкості в роботі.

І наостанок трохи про майбутнє (яке вже настало). SAP Service Cloud активно використовує штучний інтелект (ШІ) для покращення клієнтського сервісу. Це може включати наступне: 

    Генерація резюме звернень: Замість того, щоб читати довгу історію листування, агент може отримати коротке резюме, згенероване ШІ. Це економить час і дозволяє швидше зрозуміти суть проблеми.
    Інтелектуальна маршрутизація звернень: ШІ може аналізувати зміст запиту (наприклад, проблема з продуктом, питання про оплату), визначати категорію та автоматично направляти його до найбільш релевантного спеціаліста.
    Рекомендації для агентів: Під час спілкування з клієнтом ШІ може підказувати агенту найбільш ймовірні кроки для вирішення проблеми клієнта або надавати доступ до релевантних статей бази знань.
    Аналіз тональності: ШІ може визначати емоційне забарвлення звернення клієнта (позитивне, негативне, нейтральне), допомагаючи краще розуміти його настрій та адаптувати стиль спілкування.
    Створення чернеток відповідей та перевірка коректності листування: ШІ може допомогти агентам швидко складати відповіді на звернення клієнтів, пропонуючи варіанти тексту на основі контексту розмови. Це особливо корисно для типових звернень. Додатково система може контролювати відправку листів з ненормативною лексикою у тексті.
Illustration

 SAP Service Cloud – це більше, ніж просто CRM для підтримки. Це комплексна платформа для створення системного, прозорого та масштабованого клієнтського сервісу, адаптованого до специфіки вашого бізнесу. Якщо ви зацікавлені в оптимізації процесів обслуговування клієнтів та підвищенні їхньої лояльності, наші фахівці будуть раді допомогти із впровадженням. Можливо, це саме те, що ви так довго шукали!